放課後e-場所システムとの連携ソフトについて
いつもみまもりキッズをご利用いただきまして誠にありがとうございます。
本記事では、今後ご提供予定の放課後e-場所システムとデータ連携を行うソフトウェアに関する概要をご案内いたします。
背景
今年度より横浜市にて「放課後e-場所システム」の運用が始まり、次年度からはすべての放課後キッズクラブにて導入することが求められています。
現在みまもりキッズをご利用いただいていて、次年度も引き続きみまもりキッズをご利用いただく場合、放課後e-場所システムとの二重での運用を行うこととなり、現場での負担が増加することが懸念されます。
また、現在の「放課後e-場所システム」は、機能面や使い勝手の面で課題が多く、すでに導入されている現場から不満の声が上がっている実情もございます。
そこで、弊社では、みまもりキッズと放課後e-場所システムの2つのシステムを連携させるソフトウェアを開発し、現場の負担軽減と利便性向上を図ることといたしました。
概要
本ソフトウェアは、みまもりキッズ上での操作やデータをもとに、放課後e-場所システムの画面を自動で操作してデータの取得と入力を行うソフトです。（専門的な用語ですとRPAソフトウェアというものになります）
通常であれば、現場の職員が放課後e-場所システムの画面をいろいろ操作する必要がありますが、その操作をこのソフトが肩代わりします。このソフトを現場のパソコンにいれていただき、今までのようにみまもりキッズを使っていただければ、放課後e-場所システムに触ることは最小限になります。
例えば、入退室の受付業務の場合…
【このソフトなし】みまもりキッズと放課後e-場所システムの両方でQRコードを読み取る必要がある（カードも児童ごとに2枚になる）。
【このソフトあり】今まで通りみまもりキッズでQRコードを読み取るだけ。放課後e-場所システムは裏でソフトが自動で入退室操作を行ってくれる。
上記は一例ですが、放課後e-場所システムで行わなくてはならない操作を、ほぼこのソフトで自動化（肩代わり操作）できることを目指して現在開発を行っております。連携ソフトウェアの初版は2月上旬に提供予定です。
キッズクラブ側の対応について
2月上旬にご提供予定の連携ソフトウェアを現場のパソコンにインストールします。
連携ソフトウェアを起動しますと、みまもりキッズの画面が表示され、タブを切り替えると放課後e-場所システムの画面を表示することもできます。ただし、基本的には普段はみまもりキッズの画面を使用します。
現在は、Microsoft EdgeやGoogle Chromeといったウェブブラウザを使用してみまもりキッズをご利用かと思いますが、今後は連携ソフトウェアの中でみまもりキッズを使用していただく形になります。
従来のブラウザでみまもりキッズを操作しても、放課後e-場所システムの自動操作は行われません。
今までは、みまもりキッズに新規登録された児童についてはキッズクラブ側で情報を確認して登録状態を「登録済」に変更、次年度継続申請があった児童に対しては「継続する」というボタンを押していたと思われます。
今後は、この操作は不要となり、放課後e-場所システム側で登録されキッズクラブが承認した児童がみまもりキッズに連携された時点で、自動的にみまもりキッズ上の登録状態が「登録済」や「継続する」になります。
連携ソフトウェアのご提供時に、キッズクラブ職員向けのオンライン説明会を開催する予定ですので、その際に詳細をご説明いたします。
保護者側の対応について
横浜市のルール上、放課後e-場所システムの登録が必須となりますので、まずは保護者に対して放課後e-場所システムへの登録をご案内ください。
2月にキッズクラブ側で連携ソフトをインストールし、みまもりキッズと放課後e-場所システムの連携がスタートした際に、みまもりキッズの登録を案内するメールをみまもりキッズ未登録の保護者宛に自動送信します。
保護者が登録案内メールを受け取り、そのメールの内容に従ってみまもりキッズのアプリのインストールと登録作業を行っていただきます。
登録案内メールには一人一人異なるURLが記載されており、このURLから登録を行っていただくことで、放課後e-場所システム側の誰のデータか明確に紐づけることができますので、みまもりキッズの新規登録時の入力項目が最小限になります。
なお、保護者の方で登録案内メールが何らかの理由で受信できなかった場合は、従来と同じ手順（あいことばを入力して）でみまもりキッズに新規登録することもできます。ただし、その場合は放課後e-場所システム側の誰のデータであるかこの時点では判別できないため、みまもりキッズ上での入力項目は多くなります。登録後にキッズクラブ側の連携ソフト上で放課後e-場所システム側のデータと自動で紐づけを行います。
現在、みまもりキッズに登録済みでご利用中の保護者については、放課後e-場所システムへの登録のみを行っていただければ大丈夫です。そのまま従来通りみまもりキッズをご利用いただけます。
新1年生など、これから新しく利用される場合は上記の流れで2つのシステムへ登録を行っていただく形となります。
キッズクラブへの連携ソフトのご提供は2月上旬となりますが、それよりも前に保護者が放課後e-場所システムやみまもりキッズに登録することは問題ございません。みまもりキッズの登録受付開始は1月20日(火)からの予定です。
保護者の方へご案内する文書を作成いたしましたので、下記よりダウンロードいただきご活用ください。（書き換えていただいて問題ございません）
「みまもりキッズ横浜」導入と登録のお願い.docx
今後の予定について
- 2月上旬：放課後e-場所システムとの連携ソフトウェアの提供開始。キッズクラブ職員向けのオンライン説明会の開催。
- 2月～3月：放課後e-場所システムおよびみまもりキッズへの保護者登録の受付とデータの連携
- 4月：入退室の受付・職員の出退勤記録・日誌の作成などの連携を開始